Você deve estar se perguntando o que um artigo sobre organização de eventos está fazendo por aqui, mas é resposta é simples. Você sabia que o Casarão 17 possui um espaço incrível para eventos corporativos e sociais? Por isso, recebemos uma série de demandas nesse sentido. Resolvemos, então, trazer para o blog um guia rápido, mas eficaz, para te ensinar como organizar eventos corporativos. Ou seja, solenidade, reunião, palestra, workshop, painel, brainstorm e afins.
Depois, prometemos que também falaremos aqui sobre os eventos sociais. Mas é importante você saber que cada tipo de evento requer um roteiro específico, para que o resultado final seja do jeitinho que você idealizou.
Saber organizar o evento é fundamental para obter os resultados esperados com ele. Inclusive, a depender do seu nível de dedicação, é possível até se surpreender com o retorno. Então, o esforço no processo de sistematização vale a pena, pode apostar. Existem várias possibilidades de eventos corporativos, mas todos eles comungam de um mesmo sentido, qual seja, gerar negócios ou promover capacitação profissional. Vamos agora às principais etapas que você deve seguir.
Por que realizar eventos corporativos?
Existem vários motivos para se promover um evento corporativo. Inclusive, o formato do evento deverá ser definido em consonância com seu objetivo. A questão principal é que os eventos corporativos são muito úteis e necessários em vários aspectos. Por exemplo, ele pode ser utilizado para gerar novos negócios para a empresa, abrindo oportunidades para o crescimento da marca e aumento do lucro.
É também possível criar eventos com o intuito de promover a capacitação da equipe, apresentar novos projetos, compartilhar dados relevantes e resultados, informar sobre novas rotinas e similares. Esses tipos de eventos são excelentes para melhorar o engajamento e integração da equipe, para evitar ruídos na comunicação com o time. Além disso, pode ser um momento dedicado a ouvir os colaboradores em busca de processos de melhorias.
De qualquer modo, saber como organizar eventos corporativos te ajudará a não ser pego de surpreso, caso você precise fazer isso em algum momento de sua vida profissional.
Guia para a organização
Quando a gente fala em como organizar eventos corporativos, é preciso ter em mente o planejamento. Então esse guia te orientará no sentido de construir esse planejamento. Tudo que estiver aqui deverá fazer parte dele. Planejar é a chave do sucesso.
Defina o objetivo
Por que você quer saber como organizar eventos corporativos? Qual o propósito, qual o objetivo desse evento? Pensar nisso te ajudará, inclusive, a definir o formato desse evento. Quando falamos em eventos sociais, normalmente já partimos do fato em si. Ou seja, casamento, batizado, aniversário. No caso dos eventos corporativos, muitas vezes temos o objetivo antes do fato. Por exemplo: apresentar um novo serviço, capacitar a equipe etc. Então, pensar no objetivo te ajudará na definição do resto.
Faça um cronograma
Você precisa ter clareza sobre o tempo disponível, mas não esqueça de que precisa ter tempo suficiente para tirar todas as ideias do papel. Portanto, o planejamento deve ser antecipado. Ao fazer o cronograma, conceda tempo suficiente para conseguir administrar todas as demandas, sem correrias nem desespero. Comece o planejamento de forma antecipada.
Uma observação importante é que você deve considerar as datas comemorativas, feriados, eventos concorrentes de interesse de seu público. É importante checar a programação daquela data, para você não ter dificuldades de organização e até ausências.
Monte uma equipe
Se for possível conseguir ajuda nesse processo, esse é o momento. A equipe deverá participar de todo o planejamento, porque os membros podem contribuir positivamente na idealização do projeto. Assim, escolha as pessoas que ficarão à frente desse projeto. E depois que estiver com as tarefas bem definidas, atribua responsabilidades. Mas lembre-se de que alguém precisa coordenar e acompanhar o trabalho dos demais.
E se você não tem uma equipe, tudo bem também. Não precisa se desesperar! Foque em cada dica, faça o dever de casa, que dará tudo certo no final.
Escolha o formato
Com clareza acerca do seu objetivo, escolher o formato do evento ficara mais fácil. Aqui é o momento de avaliar o que se enquadra melhor no seu propósito. Avalie as possibilidades, porque são muitas. O que cabe melhor? Confira abaixo algumas opções:
- Reunião;
- Workshop;
- Seminário;
- Brainstorm;
- Conferência;
- Palestra;
- Mesa redonda;
- Treinamento / capacitação;
- Encontro;
- Bootcamp;
- Oficina.
Verifique o orçamento disponível
Você precisa saber quanto tem disponível para investir no evento. Do aluguel do espaço, ao custeio dos materiais, refeições e profissionais, tudo precisa estar na ponta do lápis. Sem programação você financeira, você tende a gastar muito mais do que gostaria.
Determine a quantidade de participantes
Fundamental saber a previsão de participantes. Essa informação interfere na escolha do local, na produção de materiais de apoio e também na organização do coffee break, aquele cafezinho do intervalo, se houver.
Escolha o local
Observe se o espaço oferece a estrutura que você necessita. O ambiente precisa ter tamanho adequado, infraestrutura, fácil acesso. Analise as comodidades que ele oferece.
O espaço de eventos do Casarão 17 comporta 150 pessoas confortavelmente. Além da localização privilegiada, o espaço oferece infraestrutura completa para todo tipo de evento, facilidade de acesso, mobiliário completo, cozinha industrial e camarim.
Levante os materiais necessários e contacte os fornecedores
Aqui vale incluir tudo o que será utilizado no evento. Ou seja: caneta, bloco de notas, pasta. Se for servir buffett, verifique o tipo de refeição e fornecedores. Verifique também se a estrutura do espaço já fornece água, copos e afins.
Faça o planejamento do conteúdo
Organize com os profissionais que participarão do evento sobre o que falarão, como será a atuação de cada um. Além disso, faça a programação pensando dentro do tempo disponível.
Faça o levantamento dos recursos humanos que darão suporte no dia
Se você precisar fazer credenciamento, precisa ter alguém recepcionando as pessoas. Verifique se haverá necessidade de ter alguém para ajudar na limpeza. Faça um levantamento de todos os colaboradores necessários.
Decoração do evento
Sim, você também precisa pensar na decoração do espaço. No Casarão 17, os administradores fazem a indicação de profissionais que podem auxiliar tanto na decoração quanto no buffet.
Invista no feedback
E depois que seu evento for aquele sucesso, peça feedback aos participantes. Ouvi-los te dará subsídios importantes para um outro evento, caso seja necessário. Você contará com dicas e ideias valiosas.
Mensure os resultados
Agora chegou o momento se verificar se você colheu os frutos esperados. Avaliar os resultados te ajuda a saber se você conseguiu atingir aquele objetivo proposto lá no início desse texto.
Entre em contato com nossa equipe
E se você está justamente na fase de planejar um evento, que tal entrar em contato com nossa equipe? Podemos conversar sobre sua necessidade e te ajudar a construir essa jornada.
